Workspace Operations Coordinator

Location: CA-Quebec-Montreal
Department: Facilities (4510)

Description

About Anuvu

For over a decade, our clients in aviation and maritime have used our technology-driven products and services to keep their passengers entertained and connected to the things they love, from anywhere in the world. Brands such as Southwest Airlines, Norwegian Cruise Lines, Emirates and Celebrity Cruises have trusted us to provide solutions from high-speed broadband internet to movies, television and games.

Our team of global experts take pride in providing clients what they need today while creating a strategic road map for tomorrow through reliable, scalable, and affordable content and connectivity solutions designed to meet the ever-changing technology needs of our clients' passengers and guests.

Be Part of the Movement

Anuvu is embarking on a new chapter with a new story to tell. As one of the leading providers of high-speed connectivity and entertainment solutions for worldwide mobility markets, we deliver what customers need today, while remaining flexible and future-focused.

Role Summary

The Workspace Operations Coordinator is a fundamental role that serves as the first point of contact for our Global Workforce and is a key member of the People Services team.

Please note: This is a part time role and benefits are offered

Location: Montreal, Quebec

Remote Options: 100% remote

What You’ll Be Doing 

  • Provide professional customer service responses to inquiries from employees, vendors, and visitors in a timely manner.
  • Process and coordinate secure access for the Montreal office; ensuring employees, clients, vendors, and other guests safely access our offices.
  • Maintains general office supply inventory and orders supplies as necessary for specific workspaces and workforce.
  • Responsible for making sure all communal office areas are clean and stocked accordingly.
  • Support People Services team with Finance related administrative tasks such as processing PO’s and invoices, vendor set up and payment follow up.
  • Responsible for all deliveries and shipping requests, liaison with logistics when necessary.
  • Responsible for Record Management coordination with on-site/off-site storage for specific locations.
  • Conduct Health & Safety risk observations, supporting Manager with Risk Assessments and Fire Life Safety programs
  • Assist People Service Managers with administrative tasks and projects as requested.
  • Coordination of travel arrangements, internal/external meeting events, and visa/passport requests with the Travel Department.
  • Consistently maintains a clean, organized, and professional presence in the office and virtually.
  • Post and share information with the workforce on company intranet, shared drives, and social sites.

Expectations

  • Dependability: The employee can be depended on to work independently at the agreed upon schedule and to complete work in a timely, accurate, and thorough manner.
  • Communication and Contact: The employee communicates effectively in French and English; both verbally and in writing with superiors, colleagues, and individuals inside and outside the Company.
  • Relationships with Others: The employee works effectively and relates well with others Including superiors, colleagues, and individuals inside and outside the Company.
  • Physical Requirements: While performing the duties of this job, the mobility for the employee regularly requires sitting, frequent near vision use for reading and computer, lifting, stooping, bending, stretching, walking, standing, pushing, pulling, reaching and other physical exertion.
  • The employee is regularly required to talk and hear.
  • Lifting and/or carrying of up to 25 lbs.

What We’re Looking For

  • 1+ years of over all relevant work experience
  • Bachelor’s Degree preferred in Human Resources, Business Administration, or related field
  • Technology/Entertainment Industry Experience preferred
  • High Customer Service capabilities
  • Respect for Discretion and Confidentiality
  • Knowledge of Finance and Accounting processes
  • Familiarity with Facilities, Security, and Health & Safety
  • Thorough in communications and follow-up
  • Excellent organizational skills and multi-tasking capabilities
  • Creative and outside the box thinker
  • Positive attitude and sense of humor

This Might Be the Right Place if You….

  • Are a team fit; can help advance our  global, inclusive culture
  • Are self-starter who likes to roll up your sleeves and take initiative  with minimal  direction
  • Can think about tomorrow, while getting your work done today
  • Are a collaborative team  player; primary audience will be internal teams
  • Are curious and open to learning and finding new solutions
  • Are able to provide and accept feedback in a constructive manner
  • Are organized, have strong communication skills, and do whatever it takes to get things done

The Benefits of Working Here

A career with Anuvu is a unique opportunity to grow your knowledge and skills within a casual culture that thrives on collaboration and innovation. In addition to a providing an outstanding work environment, we offer we offer competitive benefits, including medical and dental, disability and life insurance, a generous vacation policy in addition to additional holidays and other paid vacations, an RRSP with employer contribution, flexible hours, an employee assistance program and more!

Advanced | Agile | Applied

Anuvu is an equal opportunity employer. Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, or disability.

Due to COVID, our interviews are now done in a safe environment using online platforms like Zoom and Microsoft Teams.

Let Innovation Move You.


À propos d’Anuvu

Depuis plus d’une décennie, nos clients en aviation commerciale et de la marine récréative utilisent nos produits et services axés sur la technologie pour divertir leurs passagers et les mettre en contact avec ce qui les intéressent, de partout dans le monde. Des compagnies telles que Southwest Airlines, Norwegian Cruise Lines, Emirates et Celebrity Cruises nous ont fait confiance pour fournir des solutions allant de l’internet haute vitesse, au contenu de films, à la télévision et aux jeux.

Notre équipe d’experts mondiaux est fière de fournir aux clients ce dont ils ont besoin aujourd’hui tout en créant une feuille de route stratégique pour l’avenir, grâce à des solutions de contenu et de connectivité fiables, évolutives et abordables, conçues pour répondre à l’évolution des besoins technologiques des passagers et des invités de nos clients.

Faites partie du mouvement

Anuvu se lance dans un nouveau chapitre avec une nouvelle histoire à raconter. En tant que l’un des principaux fournisseurs de solutions de connectivité haute vitesse et de divertissement pour les marchés de la mobilité mondiale, nous offrons ce dont les clients ont besoin aujourd’hui, tout en restant flexibles et tournés vers l’avenir.

Sommaire du role

Le coordonnateur des opérations de l’espace bureau est un rôle fondamental qui sert de premier point de contact pour notre effectif mondial et est un membre clé de l’équipe des Services aux personnes.

Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste à temps partiel et des avantages sont offerts

Localisation: Montréal, Québec

Télétravail: 100% distant

Ce que vous ferez 

  • Fournir des réponses professionnelles aux demandes de renseignements des employés, des fournisseurs et des visiteurs, en temps opportun.
  • Traiter et coordonner l’accès sécurisé au bureau de Montréal;  veiller à ce que les employés, les clients, les fournisseurs et les autres invités aient accès à nos bureaux en toute sécurité.
  • Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau et commander les fournitures nécessaires pour les espaces de travail et selon les besoins précis des employés.
  • Veiller à ce que toutes les aires de bureaux communes soient entretenues et approvisionnées adéquatement.
  • Soutenir l’équipe Services aux personnes dans les tâches administratives liées aux finances, telles que le traitement des bons de commande et des factures, la configuration des fournisseurs dans le système interne et effectuer le suivi des paiements.
  • Être responsable des livraisons et demandes d’expédition, et assurer le lien avec le service de logistique au besoin.
  • Assurer la coordination de la gestion de l’archivage de documents sur site/hors site pour des localisations spécifiques.
  • Collaborer au maintien des conditions pour réduire les risques pour la santé et la sécurité, en faisant part des observations pertinentes et en participant, avec les gestionnaires, à l’évaluations des risques et aux programmes de sécurité des personnes en cas d’incendie géré par l’immeuble.
  • Supporter les efforts des gestionnaires du groupe Servies aux personnes, dans le cadre des tâches administratives ou contribution à des projets, sur demande
  • Coordonner les arrangements requis lors de déplacements professionnels, réunions internes/externes et les demandes de visa de travail/passeport, avec le Service des voyages.
  • Assurer une présence organisée et professionnelle au bureau et de façon virtuelle.
  • Afficher et partager des informations avec le personnel sur l’intranet de l’entreprise, les réseaux partagés et les sites sociaux.

Attentes

  • Fiabilité: On peut compter sur l’employé pour travailler de façon autonome selon l’horaire convenu et pour terminer le travail en temps opportun, avec précision et minutieuse.
  • Communication et relations professionnelles: L’employé communique efficacement en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit avec ses supérieurs, ses collègues et toutes personnes à l’interne et à l’externe de l’entreprise.
  • Relations interpersonnelles: L’employé travaille efficacement et communique bien avec les autres, y compris les supérieurs, les collègues et les personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.
  • Requis physiques: Dans l’exercice de ses fonctions, l’employé doit régulièrement être en position assise, utiliser fréquemment la vision rapprochée pour lire et utiliser un ordinateur, se pencher, s’étirer, marcher, se tenir debout, pousser, tirer, atteindre et faire d’autres efforts physiques.
  • L’employé sera régulièrement sollicité à parlé et écouter.
  • Être en mesure de soulever des poids jusqu’à 25 livres

Ce que nous recherchons

  • 1+ an d’expérience en lien avec le poste
  • Diplôme universitaire, de préférence en ressources humaines ou administration des affaires ou autre domaine connexe
  • Expérience dans l’industrie de la technologie ou du divertissement, un atout
  • Grandes habiletés en service client
  • Respect, discrétion et confidentialité
  • Connaissance des processus financiers et comptables
  • Familier avec les aspects des installations d’affaires, dont la sécurité générale et la santé et sécurité
  • Suivis et communications détaillés
  • Excellente organisation et capacité à faire un travail multi tâches
  • Créativité et capacité à sortir des sentiers battus
  • Attitude positive et sens de l’humour

Ce pourrait être le bon endroit pour vous si vous….

  • Vous intégrez bien à l’équipe; vous pouvez contribuer à faire progresser notre culture mondiale et inclusive
  • Faites preuve d’initiative et êtes prêt à retrousser les manches et travailler avec un minimum de directives
  • Pouvez penser à demain, tout en accomplissant votre travail aujourd’hui.
  • Avez un esprit d’équipe axé sur la collaboration; les équipes internes constitueront vos collaborateurs principaux.
  • Êtes curieux et ouverts à l’apprentissage et à la recherche de nouvelles solutions
  • Êtes en mesure de fournir et d’accepter des commentaires constructifs
  • Êtes organisés, avez de solides compétences en communication et faites tout ce qu’il faut pour accomplir les tâches.

Les avantages de travailler ici

Une carrière chez Anuvu, c’est une occasion unique de développer vos connaissances et vos compétences au sein d’une culture de travail décontractée, qui s’appuie sur la collaboration et l’innovation. En plus de fournir un environnement de travail exceptionnel, nous offrons des avantages concurrentiels, y compris les assurances en soins médicaux et dentaires, invalidité et vie, une politique de vacances généreuses en plus de fériés additionnels et autres congés payés, un REER avec contribution employeur, un horaire flexible, un programme d’aide aux employés et plus encore!

Évolué | Agile | Appliqué

Anuvu est un employeur garantissant l'égalité d’accès aux opportunités d’emploi. Les candidats qualifiés seront pris en considération pour le poste offert, sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine ethnique, le handicap.

En raison de la COVID-19, nos entrevues se déroulent présentement dans un environnement sécuritaire à l’aide de plateformes en ligne telles que Zoom et Microsoft Teams.

Laissez l’innovation vous faire avancer.





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