Position Description

Senior Analyst, Data for Health
Location Brazil
Department Data For Health
# of openings 1
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About Vital Strategies:
Vital Strategies, headquartered in New York City, is an international public health organization. Our programs strengthen public health systems and address the world’s leading causes of illness, injury and death. We currently work in 73 countries, supporting data-driven decision making in government, advancing evidence-based public health policies and mounting strategic communication campaigns. Vital Strategies’ priorities are driven by the greatest potential to improve and save lives. They include cardiovascular health, tobacco control, road safety, obesity prevention, epidemic prevention, overdose prevention, environmental health, vital statistics systems building and multidrug-resistant tuberculosis treatment research. Our programs are primarily concentrated in low- and middle-income countries in Africa, Latin America, Asia and the Pacific. Please visit our website at www.vitalstrategies.org to find out more about our work.

About the Data for Health Initiative and Data Impact Program:
The Bloomberg Philanthropies Data for Health Initiative aims to enhance public health data collection and use in low- and middle-income countries. Under this Initiative, Vital Strategies, in partnership with other global public health organizations, is implementing a multi-year program to provide support to numerous countries in Africa, Latin America, Asia, and the Pacific in improving public health data systems, such as civil registration and vital statistics and cancer registries, and enhancing the use of data for decision making.

Vital Strategies is an equal opportunity employer, and this recruitment process will take iThe Bloomberg Philanthropies Data for Health Initiative aims to enhance public health data collection and use in low- and middle-incomnto account social groups that have been historically underrepresented in the labor market. We foster a work environment that’s inclusive and diverse, every idea and perspective is value and e hope you will consider sharing in our mission.

Vital Strategies offers highly competitive compensation and comprehensive benefits.

This is a CLT fixed term position (12 months), and it is opened to all local national applicants.

Job Purpose:

The Program Officer will support Program team with administrative tasks including contracting, assisting with payment, scheduling meetings and maintaining calendars, coordinating travel and logistics, and resources for events hosted by the program respecting the operations and finance policies and procedures.

Vital Strategies is an equal opportunity employer, and this recruitment process will take into account social groups that have been historically underrepresented in the labor market. We foster a work environment that’s inclusive and diverse, every idea and perspective is value and we hope you will consider sharing in our mission.

 

Propósito do Trabalho:

O/A Analista Sênior de Programa apoiará a equipe do Programa com tarefas administrativas, incluindo contratação, assistência no pagamento, agendamento de reuniões e atualização de calendários, coordenação de viagens e logística e recursos para eventos organizados pelo programa, respeitando as políticas e procedimentos operacionais e financeiros.

A Vital Strategies é uma organização de oportunidades iguais, e esse processo de recrutamento levará em conta grupos sociais historicamente sub-representados no mercado de trabalho. Promovemos um ambiente de trabalho inclusivo e diverso , cada ideia e perspectiva é valorizada e esperamos que você considere compartilhar conosco a nossa missão.

 

Duties and Responsibilities // Obrigações e Responsabilidades:

General Administration -

  • Arrange and maintain organizational systems for the Program, including accurate filing systems, file sharing systems, shared calendar and email accounts, and other tools for team collaboration
  • Support Program team with administrative tasks, including scheduling meetings and maintaining calendars, taking and distributing meeting notes, and other tasks as needed
  • Assist with event planning as needed, which may include coordinating travel, logistics, and resources for events hosted by the Program, and providing information and support as needed to invited participants
  • Book travel arrangements as needed for all Program staff, which will include purchasing tickets, reserving lodging, filing requests for per diem compensation and expense reimbursement
  • Work with Finance and Accounting team to ensure timely filing of per diem and reimbursement requests related to travel for all Program team
  • Additional administrative and general organizational support tasks as assigned by the Program team

Administração Geral -

  • Sistematizar e manter sistemas organizacionais para o Programa, incluindo sistemas de arquivamento precisos, sistemas de compartilhamento de arquivos, calendário compartilhado, contas de e-mail e outras ferramentas para colaboração em equipe
  • Apoiar a equipe do Programa com tarefas administrativas, incluindo agendamento de reuniões e manutenção de calendários, preparar e distribuir anotações de reuniões e outras tarefas conforme necessário
  • Auxiliar no planejamento de eventos conforme necessário, incluindo a coordenação de viagens, logística e recursos para eventos organizados pelo Programa e fornecer informações e suporte conforme necessário aos participantes convidados
  • Reservar viagens conforme necessário para toda a equipe  do Programa, que incluirão a compra de passagens, reserva de hospedagem, solicitação de pagamento de diárias e reembolso de despesas
  • Trabalhar com o time de Finanças e Contabilidade para garantir o arquivamento de pedidos de diárias e reembolso relacionados a viagens para toda a equipe do Programa
  • Tarefas adicionais de suporte administrativo e organizacional geral, conforme atribuídas pela equipe do Programa

 

Procurement & Contract Management -

  • Draft contracts for the Program team, according to Vital Strategies internal policies and templates
  • Guide Program team on Vital Strategies’ procurement process, which may include quotation of products and services
  • Gather service provider/consultant information, such as compliance check and bank information
  • Track due dates and status of contracts
  • Cary out Program team on payment process, which may include reach out to the service provider/consultant for invoice issuing
  • Support contractors on matters related to their contracts and accounting requirements
  • Ensure documentation overview, monitor and maintain records for procurementprocesses[SB1] [DS2] 
  • Work with Operations team to ensure compliance of policies and procedures

 Compras e Gestão de Contratos -

  • Elaborar contratos para a equipe do Programa, de acordo com as políticas e modelos internos da Vital Strategies
  • Orientar a equipe do Programa no processo de aquisição da Vital Strategies, incluindo cotação de produtos e serviços
  • Reunir informações do prestador de serviços/consultor, como verificação de conformidade e informações bancárias
  • Acompanhar datas de vencimento e status dos contratos;
  • Liderar a equipe do Programa no processo de pagamento, que pode incluir contato com o prestador de serviço/consultor para emissão de Nota Fiscal
  • Apoiar as/os contratadas/os em assuntos relacionados aos seus contratos e requisitos contábeis;
  • Garantir a visão geral da documentação, monitorar e manter registros dos processos de compras
  • Trabalhar com a equipe de Operações para garantir a conformidade das políticas e procedimentos.

 

Program Coordination -

  • Support and contribute to the development of workplans for cities and including compiling supporting information and data
  • Facilitate coordination of consultants under the Data for Health program in Brazil
  • Provide guidance and maintain frequent communication with consultants
  • Participate on regular calls and in-person meetings for note keeping
  • Work closely with Principal Technical Advisor to remedy all contracting, invoicing and performance issues of consultants to ensure smooth implementation of program activities
  • Ensure that all activities conducted are in compliance with internal policies

Coordenação do Programa -

  • Apoiar e contribuir para o desenvolvimento de planos de trabalho para as cidades, incluindo a compilação de informações e dados de apoio
  • Facilitar a coordenação de consultores no âmbito do programaData for Health no Brasil.
  • Fornecer orientação e manter comunicação frequente com consultores
  • Participar de reuniões virtuais e presenciais para anotações
  • Trabalhar em estreita colaboração com a Assessora Técnica Principal para remediar todos os problemas de contratação, faturamento e desempenho dos consultores para garantir a implementação regular das atividades do programa
  • Garantir que todas as atividades realizadas estejam em conformidade com as políticas internas

 

Other -

  • Establish protocols for regular communication with Consultants
  • Establish formal coordination processes for submissions, appointments, meetings, follow ups and others
  • Design and develop standard monthly report formats / Activity tracker for Consultants and program activities
  • Organize and maintain all documents related to grant process and grantee activities
  • Develop other deliverables as instructed by the supervisor

Outros -

  • Estabelecer protocolos para comunicação regular com consultores
  • Estabelecer processos formais de coordenação para envios, compromissos, reuniões, acompanhamentos e outros
  • Projetar e desenvolver formatos padrão de relatórios mensais/acompanhamento de atividades para Consultores e atividades do programa
  • Organizar e manter todos os documentos relacionados ao processo de doação e atividades do donatário
  • Desenvolver outras entregas conforme instruído pelo supervisor

 

Qualifications // Qualificações:

Education and Degree -

  • Bachelor’s degree in related area of work not restricted to Business Administration, Public Policy or Governmental Studies or equivalent experience in related area of work

Formação acadêmica -

  • Bacharelado em área de trabalho relacionada, mas não restrita, em Administração de Empresas, Políticas Públicas ou Estudos Governamentais ou experiência equivalente em área de trabalho relacionada

 

Skills and Abilities -

  • Proficiency with software such as MS Office (Word, Excel, Powerpoint) required;
  • Intermediate written, oral, and interpersonal communication skills in Portuguese;
  • Exceptional organizational skills;
  • Well-developed interpersonal skills for harmonious internal teamwork and global partnerships across cultures;
  • Flexible, collaborative work style yet capable of working independently;
  • Attentive to detail;
  • Intermediate English level.

Conhecimentos e habilidades -

  • Necessário domínio de softwares como MS Office (Word, Excel, Powerpoint);
  • Habilidades intermediárias de comunicação escrita, oral e interpessoal em português;
  • Habilidades organizacionais excepcionais;
  • Capacidade demonstrada de trabalhar sob pressão e cumprir prazos apertados;
  • Habilidades interpessoais bem desenvolvidas para um trabalho em equipe interno harmonioso e parcerias globais entre culturas;
  • Estilo de trabalho flexível e colaborativo, mas capaz de trabalhar de forma independente;
  • Atenção aos detalhes;
  • Nível intermediário de inglês.

 

Experience // Experiência:

Required -

  • Minimum of 3-5 years related experience [SB3] 

Exigida -

  • Mínimo de 3-5 anos de experiência relacionada [SB4] 

 

Working Conditions and Physical Requirements:

  • This is a CLT fixed term position (12 months), and it is opened to all local national applicants.

 

Condições de Trabalho e Requisitos Físicos:

  •  Esta é uma posição CLT com prazo determinado (12 meses), e é aberta a todos os candidatos nacionais locais.
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