Job Purpose

The Program Associate will provide administrative, operational, and logistical support to the Senior Program Manager. Responsibilities include supporting procurement and contracting processes, scheduling meetings and managing calendars, organizing travel arrangements, and planning events. The position also involves supporting interaction with program staff, government representatives (when necessary), and field surveillance teams.

Objetivos do Cargo

A pessoa Assistente do Programa de Prevenção do Envenenamento por Chumbo prestará suporte administrativo, operacional e logístico à Pessoa Gerente do Programa, incluindo apoio na aquisição e contratação de bens e serviços, agendamento de reuniões e manutenção de agendas, organização de viagens e logística, além do planejamento de eventos, entre outras atividades. A função também compreende o suporte às interações com a equipe do programa, representantes governamentais (quando necessário para as operações) e equipes de vigilância em campo.

Duties and Responsibilities

Program Operations

• Support the program team with operational and procurement activities including venue selection, and logistical arrangements for meetings and events;
• Assist in organizing participant invitations, managing attendance lists, preparing meeting materials;
• Help with stakeholder communication, printing of materials, and coordinating logistics for in-person events such as trainings and workshops (including hotel booking, transportation, and reimbursements).

Administrative Support

• Provide administrative support to the program team, including processing correspondence and filing procurement requisitions as per organizational protocols;
• Support the procurement of field materials, equipment, and training materials;
• Draft official correspondence independently or based on instructions and redirect as appropriate, bringing urgent matters to the attention of the supervisor.

Financial Coordination

• Assist the processing of invoices for program team members and vendors, in coordination with finance and operations teams;
• Track invoice submissions, liaise with finance and accounting, and address any questions or issues related to payments;
• Gather and organize supporting documentation for financial payments and process purchase orders;
• Support team members in securing timely reimbursements and payments.

Stakeholder Coordination

• Arrange travel for the team, including handling cancellations or changes in travel plans;
• Assist in follow-up with vendors, government agencies, and field teams to ensure smooth operations.

Documentation

• Maintain detailed program records and documentation, ensuring all records are accurate and up to date;
• Support the team by suggesting some administrative improvements in line with program norms;
• Conduct data entry when needed to support the program activities, reporting, monitoring, and evaluation;
• Assist with additional tasks as assigned by the supervisor to support overall program effectiveness.

Deveres e Responsabilidades

Operações do Programa

• Apoiar a equipe do programa nas atividades operacionais e de compras, incluindo a escolha de locais e os arranjos logísticos necessários para reuniões e eventos, garantindo que todas as providências estejam em ordem;
• Dar suporte na organização dos convites aos participantes de reuniões e eventos, no gerenciamento das listas de presença e na preparação de materiais;
• Auxiliar na comunicação com os parceiros envolvidos, na impressão de materiais, e na organização da logística de reuniões, treinamentos, eventos e oficinas presenciais (como reservas de hotel, transporte e reembolsos).

Suporte Administrativo

• Prestar suporte administrativo à equipe do programa, incluindo o processamento de correspondências e o arquivamento de requisições de compras conforme os protocolos da organização;
• Apoiar na contratação de processos de compra e na distribuição de materiais de campo, equipamentos e materiais de capacitação;e saúde e demais partes interessadas para desenvolver uma estrutura nacional de vigilância sobre níveis de chumbo no sangue;
• Redigir correspondências de forma autônoma ou conforme orientação recebida, encaminhando-as aos respectivos destinatários e destacando à gestão os assuntos que demandam atenção imediata.

Suporte Financeiro

• Apoiar o processamento de faturas de membros da equipe do programa e fornecedores, em estreita colaboração com as equipes de finanças e operações;
• Acompanhar o envio de faturas, interagir com os setores financeiro e contábil, e responder a dúvidas ou pendências relacionadas a pagamentos;
• Reunir a documentação de suporte para os pagamentos financeiros e processar pedidos de compra;
• Oferecer suporte administrativo aos membros da equipe do projeto para garantir reembolsos e pagamentos em tempo hábil.

Apoio a Stakeholders

• Organizar os preparativos de viagem da equipe, incluindo o gerenciamento de cancelamentos ou alterações nos planos de deslocamento;
• Apoiar o acompanhamento junto a fornecedores, órgãos governamentais e equipes de campo para garantir o bom andamento das operações. 

Documentação

• Manter registros e documentação detalhados do programa, assegurando que todas as informações estejam corretas e atualizadas;
• Apoiar a equipe com sugestões de melhorias administrativas alinhadas às normas do programa;os preparativos de viagem da equipe, incluindo o gerenciamento de cancelamentos ou alterações nos planos de deslocamento;
• Realizar inserção de dados, sempre que necessário, para apoiar as atividades do programa, bem como os processos de relatórios, monitoramento e avaliação;
• Auxiliar em outras tarefas designadas pela gestão, com o objetivo de contribuir para a eficácia geral do programa.poiar o acompanhamento junto a fornecedores, órgãos governamentais e equipes de campo para garantir o bom andamento das operações. 

Qualifications

Education

• Holder of a degree in a related field such as Business Administration, Public Administration, Executive Assistance, International Relations, or equivalent.

   

Experience

Required

• Significant experience working collaboratively with government agencies and contributing to public policy, preferably related to environmental health. Strong background in public or environmental health data analysis and management.
• Ability to assist with budget planning and procurement coordination for program activities.

Prefered

• Experience in working in government environments;
• Experience working collaboratively and remotely with internal and external team members to provide administrative support promptly;
• Experience using platforms such as DocuSign, CLM, NetSuite, Monday, Airtable, and Slack is a plus;
• Ability to draft official correspondence independently is a plus.

Skills & Abilities

• Strong organizational and time management skills to manage program activities, logistics, and documentation;
• Experience in record-keeping and filing systems to ensure accurate data management;Proven ability to plan, execute, and monitor public health programs at the national level;
• Excellent written and verbal communication skills to interact professionally with government officials, program partners, and vendors. Professional oral and written proficiency in Portuguese. Competence with English is preferred;
• Exceptional attention to detail to ensure accuracy in documentation, financial processing, and logistical arrangements;Ability to interpret public health data, generate insights, and effectively communicate findings with stakeholders;
• Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) and other relevant administrative tools.

Qualificações

Educação

• Graduação em andamento (preferencialmente a partir do 3º ano) ou completa em áreas correlatas, como Administração, Administração Pública, Secretariado, Relações Internacionais ou afins.

Experiência

Obrigatória

• Experiência prévia em administração geral, operações ou contabilidade, preferencialmente nos setores de saúde pública ou organizações sem fins lucrativos;
• Experiência no controle, processamento e gestão de faturas, incluindo o acompanhamento de pagamentos e a administração de pedidos de compra;
• Capacidade de apoiar o planejamento orçamentário e a coordenação de compras para atividades do programa.

Desejável

• Experiência prévia em ambientes governamentais;
• Vivência em trabalho colaborativo e remoto com equipes internas e externas, oferecendo suporte administrativo de forma ágil;
• Conhecimento em plataformas como DocuSign, CLM, NetSuite, Monday, Airtable e Slack será considerado um diferencial;
• Capacidade de redigir correspondências oficiais de forma autônoma será considerada uma vantagem.

Competências e Habilidades

• Fortes habilidades de organização e gestão do tempo para administrar atividades do programa, logística e documentação;
• Experiência em controle de registros e sistemas de arquivamento para garantir a gestão precisa de dados;amiliaridade comprovada com sistemas de saúde pública, programas de saúde e/ou programas de vigilância de doenças;
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal para interagir de forma profissional com autoridades governamentais, parceiros do programa e fornecedores;
• Fluência profissional em português (oral e escrita). Conhecimento em inglês será considerado diferencial;
• Conhecimento no pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e em outras ferramentas administrativas relevantes.

Working Conditions and Physical Requirements:

• Full-time position under the Brazilian CLT (Consolidation of Labor Laws) framework;
• Flexibility to work with colleagues across different time zones;
• Limited travel may be need in Brazil to attend in-persons meetings;
• This position will be based in Brasilia; candidates must reside in the city or in a location with easy access.

Condições de Trabalho e Requisitos Físicos:

• Posição CLT;
• Flexiblidade para trabalhar com colegas em diferentes fusos horários;
• Disponibilidade para atuar presencialmente no Ministério da Saúde, em estreita colaboração com o governo, podendo incluir trabalho remoto;
• Viagens ocasionais podem ser necessárias no Brasil para participação em reuniões presenciais.
• Esta posição será baseada em Brasília: é necessário residir na cidade ou em região com fácil acesso a cidade.